Checklist : votre CRM est-il prêt pour l’automatisation ?
Automatiser son CRM peut transformer la gestion commerciale, à condition qu’il repose sur une base solide. Voici une checklist claire pour évaluer si votre CRM est structuré pour accueillir des automatisations efficaces, sans usine à gaz ni effets secondaires.
Introduction
Automatiser son CRM est aujourd’hui un levier évident de performance : gain de temps, fiabilité des relances, meilleure coordination des équipes, suivi des prospects renforcé…
Mais dans les faits, une grande partie des problèmes rencontrés viennent d’un mal bien plus profond : un CRM mal structuré.
Des mails envoyés trop tôt, des tâches mal affectées, des doublons ou des workflows qui tournent à vide… tout cela est souvent le résultat d’une automatisation lancée sans socle structuré.
Cette checklist permet de faire le point, en amont, pour s’assurer que le CRM est bien préparé à accueillir des automatisations utiles, durables et surtout contrôlables.
Un processus commercial clair et formalisé
Avant toute automatisation, il est essentiel d’avoir une vision structurée du processus de vente.
Quelles sont les étapes du cycle commercial ?
Quelles actions peuvent être automatisées ? Lesquelles doivent rester manuelles ?
Quelles conditions doivent être remplies avant de déclencher une automatisation ?
🎯 Exemple : envoyer une relance automatique après une démo n’a de sens que si le statut du deal a bien été mis à jour manuellement au préalable.
Un simple document partagé (dans Notion ou Miro par exemple) suffit à poser les bases de ce cadre.
Un pipeline de vente structuré et cohérent
Un pipeline efficace reflète précisément le parcours du prospect, avec :
Des étapes claires et distinctes.
Une logique d’avancement cohérente.
L’absence d’étapes “poubelles” comme “À revoir” ou “Stand-by”.
🧱 Bon exemple :
"Démo planifiée" → "Démo réalisée" → "Devis envoyé" → "Devis accepté" → "Contrat signé".
Des champs personnalisés bien pensés et bien typés
Les automatisations reposent sur des données bien structurées.
Cela implique de :
Définir les bons champs personnalisés, avec le bon type (select, date, checkbox…).
Nommer les champs de manière explicite.
Éviter les champs trop génériques ou mal renseignés.
🚫 Exemple à éviter : un champ texte libre rempli de façon non homogène ("PME", "petit client", "lead salon") rend l’automatisation instable.
Une base de données à jour et bien renseignée
Un CRM partiellement vide ou obsolète compromet toute logique d’automatisation.
Les champs essentiels (email, statut, source, prochaines étapes) sont-ils systématiquement renseignés ?
Le cycle de vie du lead est-il bien suivi ?
Les données sont-elles cohérentes entre elles ?
📌 Exemples critiques :
Pas d’e-mail = pas de relance possible.
Pas de date = pas de planification automatisée.
Un nettoyage régulier est souvent nécessaire avant toute phase d'automatisation
Des règles de nommage claires et partagées
Un CRM est aussi un système collaboratif. Sans règles partagées, difficile d’en tirer des actions fiables.
Les deals suivent-ils une nomenclature cohérente ? (ex. [Nom client] – Objet du deal)
Les balises et tags sont-ils homogènes ?
Les sources de leads sont-elles normalisées ?
📘 Une simple page de documentation interne suffit à cadrer l’ensemble et à garantir la fiabilité des déclencheurs.
Des rôles définis dans la gestion des données
La propriété de la donnée doit être claire.
Qui est responsable de quoi ? À quel moment ? Sur quelle partie du CRM ?
Qui crée une fiche ? Qui la met à jour ?
Qui déplace un deal d’une étape à une autre ?
Que se passe-t-il lorsqu’un deal est abandonné ou qu’un prospect devient client ?
🤝 L’automatisation appuie une organisation claire, elle ne la remplace pas.
Un écosystème d’outils identifié et connecté proprement
Le CRM n’est qu’un élément de l’écosystème commercial. Pour automatiser efficacement, il faut avoir une vision globale des flux de données.
Quels outils alimentent le CRM ? (formulaires, agenda, landing pages…)
Avec quels outils le CRM est-il censé échanger des données ? (marketing automation, compta, signature, etc.)
Faut-il intégrer Make, Zapier ou des API natives ?
✏️ Représenter ces flux sur un schéma (Miro, Notion, même papier) permet souvent de déceler les incohérences et les zones d’oubli.
Des cas d’usage concrets et prioritaires pour l’automatisation
Automatiser “pour gagner du temps” n’est pas une stratégie.
Il est plus efficace d’identifier quelques cas d’usage simples, mesurables et utiles, comme :
Créer une tâche de relance automatique 7 jours après une démo si aucun retour n’a été donné.
Envoyer un mail personnalisé automatiquement lorsqu’un deal atteint l’étape “Devis envoyé”.
⚙️ Démarrer par des automatisations simples (1 déclencheur = 1 action) permet de sécuriser le système et de l’enrichir progressivement.
Conclusion
L’automatisation n’est pas magique : elle ne corrige pas un CRM mal structuré.
Mais bien pensée et bien préparée, elle devient un levier puissant pour accélérer la vente, fiabiliser les relances et aligner les équipes.
Un CRM bien préparé permet de construire des automatisations solides, pérennes et réellement utiles.
Et si un regard extérieur est nécessaire pour poser les bases ou prioriser les actions, c’est justement le bon moment pour le faire.
